Účelom týchto zásad je preukázať, že spracovanie osobných údajov Prevádzkovateľom sa vykonáva v súlade s aktuálne platnou právnou úpravou, najmä Zákonom 18/2018 Z. z. ochrane osobných údajov(ďalej len „nový zákon ZOOÚ“) a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, (ďalej len „ nariadenie GDPR“). Nová právna úprava dáva Prevádzkovateľovi povinnosť s ohľadom na povahu, rozsah a účel spracovania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzickej osoby prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracovávanie osobných údajov sa vykonáva v súlade s novou právnou úpravou. Uvedené prijaté opatrenia je Prevádzkovateľ povinný podľa potreby aktualizovať.
Tento dokument je výsledkom posúdenia spracovania osobných údajov Prevádzkovateľom pre účely právnych noriem upravujúcich ochranu osobných údajov. Zavedením štandardizovanej ochrany osobných údajov na základe princípov tu uvedených je minimalizované riziko porušenia ochrany osobných údajov.
PREVÁDZKOVATEĽ:
ODES, s.r.o.
Partizánska 65
957 01 Bánovce nad Bebravou
Tel: +421 - 918 181 810
osoba zodpovedná za ochranu osobných údajov: gdpr@odes.sk
(ďalej v texte zásad len ako „Prevádzkovateľ“ )
Zákonný dôvod spracovania osobných údajov:
Právnym základom spracovania osobných údajov u Prevádzkovateľa o dotknutých osobách všetkých kategórií sú nasledujúce ustanovenia GDPR, resp. nového zákona ZOOÚ:
a) spracovanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, - podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR. (najmä, nie však výlučne: objednávky, zmluvy o dielo, kúpne zmluvy, rámcové zmluvy, pracovné zmluvy)
b) spracovanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm.c) GDPR (katastrálny zákon, obchodný zákonník, zákonník práce, zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov....)
c) spracovanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa, - podľa § 13 ods. 1 písm. f) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. f) GDPR (najmä, nie však výlučne: monitorovanie priestorov/pozemkov)
d) ďalšie spracovanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby
Vyhlásenie:
Prevádzkovateľ vyhlasuje, že pri spracúvaní vašich osobných údajov spĺňa všetky zákonné povinnosti vyžadované platnou legislatívou, najmä Zákonom o ochrane osobných údajov a GDPR, a teda že:
- bude spracovávať vaše osobné údaje len na základe platného právneho dôvodu popísaného v týchto zásadách
- týmto si plní podľa článku 13 GDPR informačnú povinnosť voči dotknutým osobám
- umožní vám a bude vás podporovať v uplatňovaní a plnení vašich práv podľa nového zákona ZOOÚ a nariadenia GDPR.
Dotknuté osoby:
- Zmluvní a predzmluvní obchodní partneri
- Klienti Prevádzkovateľa
- Zamestnanci Prevádzkovateľa
Účely spracovania:
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré mu zveríte sami a to z dôvodov naplnenia týchto účelov:
Zmluvní/predzmluvní partneri a klienti Prevádzkovateľa najmä:
-identifikácia zmluvnej strany
-preukázanie kvalifikácie uchádzača o zamestnanie
-poskytnutie dohodnutej služby(spracovanie osobných údajov potrebných na plnenie účelu účtovných služieb a vedenia personalistiky )
-zasielanie marketingových ponúk a činenie ďalších marketingových aktivít v súlade so zákonom
Zamestnanci:
-Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje svojich zamestnancov výlučne pre účely pracovnoprávnych vzťahov a ďalších právnych vzťahov, ktoré vyplývajú z pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia.
-Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje potrebné na vyplatenie miezd a vedenie personalistiky na základe pracovného pomeru alebo spracovania na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru
-Ďalším účelom je plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov
-Taktiež na zabezpečenie identifikácie svojho zamestnanca v pracovných zmluvách
Podľa § 78 ods. 3 ZOOÚ platí, že Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce,
telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby. (údaje o zamestnancoch)
Informácia ku kamerovým systémom:
Účel spracúvania osobných údajov je ochrana majetku a zdravia.
Právny základ spracúvania osobných údajov je Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Oprávnený záujem: ochrana verejného poriadku a bezpečnosti, odhaľovanie kriminality, ochrana majetku alebo zdravia pričom bol vykonaný test proporcionality
Kategória príjemcov: policajný zbor SR a prokuratúra SR, interné potreby Prevádzkovateľa
Prenos údajov z kamerových systémov sa neuskutočňuje.
Štandardná doba uchovávania je 3 pracovné dni. V prípade, ak žiadna z osôb, ktorým Prevádzkovateľ umožnil prístup k uloženým záznamom z objektívnych dôvodov nemohla záznam skontrolovať, lehota na uchovávanie sa predlžuje o dobu trvajúcej prekážky na strane Prevádzkovateľa. Ak vyhotovený záznam nie je využitý na účely dokazovania, záznam sa definitívne likviduje v informačnom systéme v lehote 12 dní odo dňa nasledujúceho po dni, v ktorom bol záznam vyhotovený.
Prevádzkovateľ využíva technicky dostupné prostriedky na to, aby minimalizoval zber osobných údajov, ktoré nie sú určené na účely spracúvania osobných údajov Prevádzkovateľom.
U Prevádzkovateľa neexistuje automatizované rozhodovanie vrátane profilovania uvedené v čl. 22 ods. 1 až 4 GDPR.
Informácie ku cookies
https://www.odes.sk/cookies
Ako dlho bude Prevádzkovateľ zhromažďovať Vaše osobné údaje?
Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou v zmluve alebo iným spôsobom bude spracovávať v informačných systémoch v zmysle zásady minimalizácie uchovávania a v prípade, žeby odpadol účel spracovania, Prevádzkovateľ sa zaručuje osobné údaje vymazať. V prípade, že budú uvedené osobné údaje spracovávané na iný účel ako je stanovený vyššie v tomto článku bude dotknutá osoba o tomto účele ako aj o právnom základe takého spracovávania informovaná ešte pred takým spracovaním.
Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje zamestnancov na účely špecifikované v týchto zásadách bude spracovávať maximálne po dobu uvedenú v poučení pre zamestnancov, prípadne ak si to vyžaduje niektorý s osobitných predpisov tak po dobu stanovenú v tomto zákonnom predpise.
Zabezpečenie a ochrana osobných údajov
Chránime osobné údaje v maximálnej možnej miere. Chránime ich ako keby boli naše vlastné. Zaviedli sme všetky možné technické a organizačné opatrenia, ktoré zamedzujú zneužitiu, poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov.
Odovzdanie osobných údajov tretím osobám (sprostredkovatelia, príjemcovia)
K vašim osobným údajom majú prístup oprávnené osoby poverené Prevádzkovateľom, ktorí sú viazaní mlčanlivosťou a preškolení v oblasti bezpečnosti spracovania.
Väčšinu spracovateľských operácií zvládame sami a nepotrebujeme k nim tretie strany.
Pre zaistenie niektorých konkrétnych spracovateľských operácií, ktoré nedokážeme zabezpečiť vlastnými silami, využívame služby sprostredkovateľov, ktorí sa na dané spracovanie špecializujú a sú zaviazaný sprostredkovateľskou zmluvou súlade s GDPR alebo k tomu oprávnení zákonom.
Sú to najmä poskytovatelia nasledujúcich platforiem a služieb:
-Sociálna poisťovňa
-Zdravotné poisťovne
-Daňový úrad
-Štatistický úrad
-Úrady práce, sociálnych vecí a rodiny
-Dodávateľ služieb BOZP a pracovnej zdravotnej služby
-Poskytovateľ poštových služieb, najmä Slovenská pošta, a.s.
-Dodávateľ účtovníckych služieb
-Advokátske kancelárie, Exekútori, Súdy SR, Policajný zbor SR, Prokuratúra SR
-Dodávateľ IT služieb
-Doplnkové dôchodkové sporiteľne
- Dôchodkové správcovské spoločnosti
- Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce)
Odovzdávanie dát mimo Európskej únie
Dáta spracovávame výhradne v Európskej únii. Ak by sme spracúvali dáta v iných krajinách, budú to iba také krajiny, ktoré zaisťujú vhodný stupeň ochrany na základe rozhodnutia Európskej komisie.
Vaše práva v súvislosti s ochranou osobných údajov
- V súvislosti s ochranou osobných údajov máte niekoľko práv. Ak budete chcieť niektorého z týchto práv využiť, prosím kontaktujte nás prostredníctvom vyššie uvedenej mailovej adresy.
- Máte právo na informácie, ktoré sú plnené už týmito zásadami spracovania osobných údajov. – informačná povinnosť
- Vďaka právu na prístup nás môžete kedykoľvek vyzvať a my vám doložíme v lehote 30 dní, aké vaše osobné údaje spracovávame a prečo.
- Ak sa u vás niečo zmení alebo akékoľvek svoje osobné údaje zbadáte neaktuálne alebo neúplné, máte právo na doplnenie a zmenu osobných údajov.
- Právo na obmedzenie spracovania môžete využiť, ak sa domnievate, že spracovávame vaše nepresné údaje, myslíte si, že vykonávame spracovanie nezákonne, ale nechcete všetky údaje vymazať alebo ak máte námietku proti spracovaniu.
- Obmedziť môžete rozsah osobných údajov alebo účelov spracovania.
- Právo na výmaz (byť zabudnutý): Vašim ďalším právom je právo na vymazanie, v prípade že neexistuje zákonný právny základ, ktorý nás oprávňuje resp. zákonná povinnosť, ktorá nám prikazuje vaše osobné údaje spracovať. V takom prípade vymažeme všetky vaše osobné údaje zo svojho systému, aj zo systému všetkých čiastkových spracovateľov a záloh v zákonom stanovenej lehote.
Ako môžete tieto práva vykonávať
S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť niektorým z týchto spôsobov:
e-mailom: gdpr@odes.sk , písomne alebo osobne doručením na adresu sídla: ODES, s.r.o.
Partizánska 65, 957 01 Bánovce nad Bebravou
V prípade, že sa domnievate, že došlo k porušeniu Vašich práv na ochranu osobných údajov máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov na adrese
Hraničná 12
820 07 Bratislava 27
Slovenská republika
Identifikačné údaje:
IČO: 36064220
DIČ: 2021685985
Sekretariát úradu:
+421 /2 3231 3214
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
Podateľňa: pondelok – štvrtok: 8:00 - 15:00, piatok: 8:00 - 14:00
Tieto zásady spracovania osobných údajov platia od 25.5.2018 a nahrádzajú všetky predchádzajúce znenia Ochrany osobných údajov.